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第23部分（第3页）

使你的文章显得有魅力

你曾经看到过由词汇堆砌起来的报告、信件、备忘录或杂志文章吗？如果有的话，你可能还能回忆起

当时的感受，大多数人对于这类几乎没有词汇间隔，没有剩余空间的长篇阔论的反应是：“去它的吧，我

干吗要看这篇文章？”尽量使你的文章中段落短小，在段落与段落之间留有充分的空间，在纸的上下左右

留有充分的空白。通过选择短词、短句和较短的段落，你能够避免读者的消极反应，你也能设计出某种写

作方式以吸引读者的眼睛。

从你的材料组织着手，使你的文章对读者来说更有魅力。

使用标题和副标题

在白色的空间标以题目，以警示读者文章从这里开始，并且帮助他们发现他们要寻找的内容。

使用执行概要

这些是非常有用的工具并且被包含在许多商业文件中。甚至一页纸的备忘录也有执行概要，它构成一

种写作形式，解释性的标题告诉读者，从这里开始，这就是备忘录的作用。

较长的备忘录和报告，可以有整页的执行概要，来描述内容或突出主要的信息和结论，使读者知道他

们何时应该看，并且要仔细看这些内容。

写作个性化

用“我”、“你”、“我们”等人称代词帮助读者把你的文章连接起来，使文章更直接、清晰和有说

服力，使你的文章更具个性，更具可读性，避免使简洁的文章显得突然。

组织的方向盘是靠人来转动的，公文也是由一些人写给另一些人看的，因此不要担心在你的公文中参

考了别人的东西。公文的写作要运用简明语法，同时要写出个性化的文章。

机智地写作

公文不应含有判断术语，应以职业化的方式报导事实，让读者自己得出结论，如果你想给予一种观点、

说明，不要把它掩饰成事实。

同时还要考虑时间，在你发出备忘录或信件前，把自己置于读者的位置去考虑事情。

不要忘记检查

仔细检查你已经写完的文件，反复大声地为自己朗读，确认语法运用是否正确，你的意思表达是否清

楚。

然后再为自己读一遍，检查你需要提供的信息都包括进去了吗？有没有多余的应该删去的内容？把时

间花在检查上是值得的，它能帮助你确保你的文章便于阅读、理解和付诸实施。

第七部分　书面沟通

电子沟通

你怎么能说我没有与你交流？就在昨天我还回复了你的　Email呢！

这个世界发疯了吗？有时似乎电子沟通正在接管我们的生活。在　20世纪　80年代中期，大多数人都没

听说过传真机，只是在很少的大组织中在高层私人助手之间使用。Email还只是一种科学的构想。不长的

十几年前，移动电话还只是为精英分子所用。而今，许多家庭已经拥有传真和电脑，我们中的大多数人的

生活已经离不开电子沟通方式了。

Email是公共的

电子沟通看起来是短暂的，但又可以说是永恒的。一旦我们发送了一封Email，我们立刻创建了四个

备份：一个在我们的电脑里，一个在我们的服务器里，一个在接受者的服务器里，还有一个在接受者的电

脑里。自动的备份功能还会创建更多的备份。一个消息发出一年后，将会有　50个乃至更多的备份。事实

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